Politica de confidențialitate
Această politică explică ce date personale colectăm prin site-ul safex360.codingsoftwaresolutions.ro, de ce le colectăm, cât le păstrăm și ce drepturi ai asupra lor. E scrisă ca să fie citită, nu ca să fie bifată.
1. Cine prelucrează datele
Operatorul datelor este:
- CODING SOFTWARE SOLUTIONS S.R.L.
- CUI 46355516, Reg. Com. J12/3774/2022
- Sediu social: Str. Mihai Viteazu nr. 43/1, Gherla, jud. Cluj
- Email: info@codingsoftwaresolutions.ro
- Telefon: 0742 636 425
Nu am desemnat un responsabil cu protecția datelor (DPO), pentru că activitatea noastră nu se încadrează în situațiile prevăzute la art. 37 din GDPR: nu monitorizăm persoane la scară largă și nu prelucrăm categorii speciale de date. Pentru orice chestiune legată de date, scrie-ne la adresa de mai sus.
2. Ce date colectăm și pe ce temei
| Scop | Date | Temei juridic | Păstrare |
|---|---|---|---|
| Programarea și desfășurarea consultației | Nume (opțional), telefon, email, data și ora alese | Art. 6(1)(b): demersuri precontractuale, la cererea ta | 3 ani de la ultima interacțiune |
| Trimiterea confirmărilor și a linkului de acces | Email, nume | Art. 6(1)(b) | 3 ani |
| Pregătirea și trimiterea pe email a documentului SSM/PSI gratuit pe care ni l-ai cerut | Prenume, email, telefon, răspunsurile la întrebări (tipul documentului, funcția, domeniul, echipamentele, numele firmei, al persoanei desemnate), profilul tău profesional și numărul de clienți (opționale) | Art. 6(1)(b): furnizarea serviciului cerut de tine | 2 ani de la ultima interacțiune |
| Un apel telefonic din partea unui consultant SafeX360, după ce primești documentul, ca să aflăm cum ți s-a părut | Prenume, telefon, email, profilul profesional, documentul cerut | Art. 6(1)(f): interes legitim (calitatea documentelor și prezentarea platformei unui profesionist care a solicitat un document din domeniu). Te poți opune oricând, cu efect imediat. | 2 ani |
| Istoricul relației cu tine: când ți-am trimis documentul, ce ne-ai spus la telefon, când revenim și cine din echipă se ocupă | Notele consultantului, data și autorul fiecărei acțiuni, următorul pas convenit, valoarea contractului dacă devii client | Art. 6(1)(b) și 6(1)(f): să ne ținem de ce am promis și să nu te sune doi oameni pentru același lucru | Odată cu cererea (2 ani de la ultima interacțiune) |
| Documentul pregătit pentru tine | Fișierul trimis pe email (PDF/Word/Excel), numele și mărimea lui | Art. 6(1)(b): ca să ți-l putem retrimite dacă îl pierzi | Odată cu cererea; se șterge la ștergerea datelor tale |
| Respectarea opoziției tale („nu mai vreau să fiu sunat”) | Data la care te-ai opus sau ai retras acordul | Art. 6(1)(c) și art. 21: trebuie să putem respecta și dovedi alegerea ta | Cât păstrăm restul datelor tale |
| Emailuri cu noutăți și modele de documente SSM (doar dacă bifezi separat) | Email, prenume | Art. 6(1)(a): consimțământul tău, pe care îl poți retrage oricând | Până la retragerea acordului |
| Atribuirea către partenerul care te-a recomandat | Codul partenerului, data, datele tale de contact | Art. 6(1)(f): interes legitim (decontarea partenerilor), plus consimțământul tău pentru cookie-ul de atribuire | 3 ani |
| Protecția formularului împotriva abuzurilor | Adresa IP, stocată exclusiv sub formă de amprentă criptografică | Art. 6(1)(f): interes legitim (securitatea serviciului) | 10 minute |
| Blocarea abuzurilor repetate (spam, cereri false) | Adresa de email, domeniul ei sau amprenta IP, plus motivul blocării | Art. 6(1)(f): securitatea serviciului | Până la deblocare |
| Dovada că ai fost informat înainte de trimiterea formularului | Confirmarea ta, data, versiunea politicii, amprenta IP | Art. 7(1): obligația noastră de a putea demonstra | 3 ani |
| Dovada alegerii tale din bannerul de cookie-uri | ID aleator al acordului (îl vezi în Setări cookie-uri), ce ai ales, versiunea politicii, semnalul GPC, pagina (doar calea), amprente ireversibile ale IP-ului și browserului. Fără nume, email sau IP în clar. | Art. 7(1) și 6(1)(c): obligația de a demonstra consimțământul | 3 ani |
| Conturile echipei și jurnalul acțiunilor din panoul de administrare | Pentru angajați/colaboratori: nume, email, rol, ultima autentificare. În jurnal: cine a făcut ce (de ex. a exportat sau a șters datele cuiva, a trimis un document), când, amprenta IP | Art. 6(1)(f), art. 5(2) și art. 32: securitate și responsabilitate (putem arăta oricând cine a avut acces la datele tale) | Jurnalul: 2 ani |
| Statistici agregate de audiență | Identificator zilnic ireversibil derivat din adresa IP și user-agent; evenimente de navigare (secțiuni vizitate, adâncime de derulare, click-uri pe butoane, până la ce întrebare ai ajuns într-un formular, dacă trimiterea a reușit; răspunsurile la quiz-ul „Ce pachet ți se potrivește?”: mărimea echipei, câte firme gestionezi, ce module te interesează, fără nume sau contact) | Art. 6(1)(f): interes legitim. Te opui oricând din Setări cookie-uri → „Refuz”. | 14 luni |
Adresa ta IP nu este stocată niciodată în clar. Păstrăm doar o amprentă criptografică ireversibilă, din care adresa nu poate fi reconstituită.
Pentru statisticile de audiență, am cântărit interesul nostru legitim față de impactul asupra ta, așa cum cere art. 6(1)(f): scopul e să măsurăm audiența propriului site, nu să te cunoaștem pe tine. Datele sunt pseudonime, iar identificatorul se rotește în fiecare zi, deci nu construim un profil și nu te urmărim de la o zi la alta. Nu transmitem aceste date nimănui. Măsurarea se face fără cookie-uri și fără nicio stocare pe dispozitivul tău, deci interferența cu viața ta privată este minimă. Am ales să nu colectăm mai mult decât atât tocmai pentru ca balanța să rămână clar în favoarea ta. Dacă browserul tău trimite semnalul „Do Not Track” sau „Global Privacy Control”, nu te măsurăm deloc. Dacă apeși „Refuz” (în banner sau în Setări cookie-uri), nu mai trimitem nimic din acel moment. Lista completă a cookie-urilor și a celorlalte tehnologii e în politica de cookie-uri.
Ce primești de la noi, și când
- Imediat după cerere: un email de confirmare. După programare: confirmarea și linkul de acces.
- Documentul cerut, pe email, de obicei în termenul afișat în formular.
- Un apel, la câteva zile după trimiterea documentului, ca să aflăm cum ți s-a părut. Dacă nu răspunzi, putem reveni o dată prin WhatsApp sau SMS, cu un mesaj scurt. Nu insistăm.
- Noutăți pe email (cel mult de două ori pe lună) doar dacă ai bifat separat.
La finalul fiecărui email găsești linkul „Preferințele mele de contact” (și butonul de dezabonare al aplicației tale de email, unde există). De acolo, fără cont și fără parolă, poți: opri apelurile și mesajele, retrage acordul pentru noutăți, sau cere ștergerea datelor. Linkul e personal: nu îl trimite altcuiva.
3. Ce nu facem
- Nu vindem și nu închiriem datele nimănui.
- Nu folosim Google Analytics, Meta Pixel sau vreun alt instrument de urmărire de la terți. Site-ul nu încarcă niciun script extern.
- Nu transferăm date în afara Uniunii Europene.
- Nu luăm decizii automate cu efecte juridice asupra ta și nu facem profilare.
- Nu îți trimitem comunicări comerciale dacă nu ai cerut expres.
4. Cine mai are acces
În afara noastră, datele sunt accesibile doar furnizorilor care ne ajută să livrăm serviciul, în calitate de persoane împuternicite și strict pentru scopurile de mai sus:
- Furnizorul de găzduire web: stochează baza de date și fișierele site-ului.
- Furnizorul serviciului de email: livrează confirmările, documentul cerut și notificările interne despre cererea ta (care ajung doar la adresa noastră).
În interiorul firmei, la datele tale au acces doar membrii echipei cu cont în panoul de administrare, care au nevoie de ele ca să îți răspundă. Fiecare are cont propriu, iar acțiunile importante (exporturi, ștergeri, trimiterea documentelor) rămân în jurnal.
Notificări pe telefon. Când ne trimiți o cerere, echipa poate primi o notificare prin Telegram. Mesajul nu conține numele, telefonul, emailul sau firma ta, doar tipul documentului (de ex. „IPSSM pe funcție”), profilul general (de ex. „firmă de SSM, 10-50 de clienți”) și un link spre panoul nostru, care cere autentificare. Așa nu transmitem date personale către Telegram. Rezumatul zilnic pe email conține doar numere (câte cereri sunt de pregătit, câte de sunat).
Putem divulga date și autorităților publice, dar numai când o cere legea.
5. Cât păstrăm datele
Datele legate de o programare se păstrează 3 ani de la ultima interacțiune cu tine. Termenul e ales pentru a acoperi termenul general de prescripție din Codul civil, în care ar putea apărea pretenții legate de serviciile discutate. După expirare, datele se șterg sau se anonimizează.
Datele din cererile de documente gratuite (contactul tău și răspunsurile despre document) se păstrează 2 ani de la ultima interacțiune, dacă între timp nu ai făcut și o programare. După acest termen se șterg automat, împreună cu istoricul relației și fișierul documentului trimis.
| Ce | Cât |
|---|---|
| Programarea | 3 ani de la ultima interacțiune |
| Cererea de document, istoricul, fișierul trimis | 2 ani de la ultima interacțiune |
| Acordul pentru noutăți | Până îl retragi |
| Dovada informării și registrul alegerilor de cookie-uri | 3 ani |
| Statisticile de audiență (pseudonime) | 14 luni |
| Jurnalul acțiunilor din administrare | 2 ani |
| Amprenta IP pentru limitarea abuzurilor | 10 minute |
| Lista de blocare | Până la deblocare |
6. Drepturile tale
Ai următoarele drepturi, pe care le poți exercita oricând, gratuit:
- Acces (art. 15): să afli ce date avem despre tine și să primești o copie.
- Rectificare (art. 16): să corectăm datele inexacte sau incomplete.
- Ștergere (art. 17): să ștergem datele tale, când nu avem un motiv legal să le păstrăm. Acolo unde trebuie să păstrăm o evidență contabilă a recomandărilor, ștergem datele tale personale și păstrăm doar înregistrarea anonimizată, care nu mai permite identificarea ta.
- Restricționare (art. 18): să limităm prelucrarea, cât timp verificăm o contestație de-a ta.
- Portabilitate (art. 20): să primești datele într-un format structurat, folosit în mod curent și care poate fi citit automat.
- Opoziție (art. 21): să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim, de exemplu apelului de feedback sau măsurării anonime. Pentru apeluri, cel mai rapid e linkul „Preferințele mele de contact” din orice email de la noi: efectul e imediat, iar în panoul nostru apari marcat „nu suna”.
- Retragerea consimțământului (art. 7 alin. 3): pentru cookie-uri, oricând, din Setări cookie-uri; pentru noutățile pe email, din linkul „Preferințele mele de contact” sau răspunzând la orice email. Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării de dinaintea ei.
Datele statistice descrise mai sus nu permit identificarea unei persoane: identificatorul e un hash ireversibil care se schimbă în fiecare zi, iar pentru aceste statistici nu stocăm nimic pe dispozitivul tău. Conform art. 11 GDPR, nu suntem obligați să colectăm date suplimentare doar ca să putem lega aceste statistici de tine. Toate celelalte drepturi se exercită normal asupra datelor din rezervare.
7. Cum îți exerciți drepturile
Trimite un email la info@codingsoftwaresolutions.ro cu solicitarea ta, sau folosește linkul „Preferințele mele de contact” din emailurile noastre (opoziție, retragere, cerere de ștergere). Îți răspundem în cel mult 30 de zile; o cerere de ștergere venită din link o rezolvăm și o confirmăm pe email. Dacă cererea e complexă, putem prelungi termenul cu încă două luni, dar te anunțăm în primele 30 de zile și îți explicăm de ce.
Îți putem cere informații suplimentare ca să ne asigurăm că tu ești persoana vizată, nu ca să îngreunăm procesul, ci ca să nu dăm datele tale altcuiva. Copia datelor (art. 15 și 20) o primești într-un fișier JSON, structurat și ușor de importat în altă parte.
8. Dreptul de a depune plângere
Dacă nu ești mulțumit de felul în care îți prelucrăm datele, te poți adresa autorității de supraveghere:
Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal
B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, București
Email: anspdcp@dataprotection.ro
Web: www.dataprotection.ro
Te poți adresa și instanțelor judecătorești.
9. Securitate
Transmisia datelor se face criptat (HTTPS). Accesul la panoul de administrare e protejat prin parolă, fiecare membru al echipei are cont propriu și rol (administrator sau membru), iar un cont dezactivat își pierde accesul imediat. Parolele sunt stocate sub formă de amprentă criptografică, niciodată în clar; parolele serviciilor externe (email, Telegram) sunt criptate. Documentele trimise se păstrează într-un folder fără acces public, descărcabil doar din panoul autentificat. Adresele IP se stochează doar ca amprentă. Acțiunile sensibile din administrare se înregistrează în jurnal.
10. Modificări
Dacă modificăm această politică, actualizăm data și versiunea din partea de sus a paginii. Versiunea curentă este 2026-11-05. Pentru schimbări importante te anunțăm vizibil pe site.